Scanservice Afdrukken
Het scannen van uw documenten is onze zorg

Het aanleggen van een digitaal dossier op zich is een bijzonder eenvoudige handeling en snel te realiseren. Nieuwe documenten kunnen eenvoudig worden toegevoegd en direct op de juiste plaats worden opgeslagen. Zo kunnen dossiers worden opgebouwd.

Wat wij echter ervaren, is dat gebruikers vaak opzien tegen het overzetten van de papieren dossiers naar een digitale vorm. Vaak zijn er enorme fysieke archieven aangelegd gedurende vele jaren. Naast het feit dat men niet weet waar te beginnen, blijkt er geen extra tijd te zijn om de oude archieven om te zetten naar een digitaal archief. Dit vergt namelijk veel tijd en secuur werken.

Vaak is men overtuigd dat de besparingen enorm kunnen zijn. De besparingen betreffen de secretariaatskosten voor het bijhouden van de fysieke dossiers en het archiveren van de oudere stukken, en de kosten van ordners, papier, kastruimte, externe opslagplaatsen, veiligheid, en latere vernietiging van de documenten. Ondanks het feit dat grote besparingen zijn te realiseren wanneer men overgaat op een digitaal archiveringssysteem, wordt de beslissing om over te stappen vertraagd doordat men opziet tegen de overzetting van de papieren documenten naar digitale dossiers.

 

De oplossing is onze scanservice

Wij weten welke vraagstukken er zijn bij het overzetten van een papieren archief naar een digitaal systeem. Daarom hebben we een service opgezet die uw organisatie daarbij helpt. Wij komen naar u toe !

Ons ervaren team zal in overleg met u de inhoud van de digitale dossiers (de dossierstructuur) vaststellen. Vervolgens nemen wij u de zorg uit handen. Onze medewerkers beschikken over een eigen scanner en gaan aan de slag. Nadat alle stukken zijn ingescand en digitaal in de juiste dossiers zijn opgeslagen, kunt u de papieren dossiers (laten) vernietigen. Zo wordt de druk op uw organisatie bij het realiseren van een digitaal archief sterk verminderd en kunt u de dagelijkse werkzaamheden gewoon voortzetten.

De kosten van het overzetten kunt u volledig in de hand houden. Zo berekenen wij lage tarieven (€27,50 exclusief omzetbelasting per uur, plus de kosten van de verreden kilometers). Ook kunt u besluiten alleen het actieve deel van uw archief te laten omzetten of kunt u een aantal uren de dienst afnemen, waarmee dan een aanzet is gemaakt op basis waarvan u het werken met het digitale archief kunt ervaren.

 

Het werkt eenvoudig

U neemt contact op met Pro Management en in overleg met u worden de data en tijdstippen afgesproken waarop onze medewerker van het scanteam langs kan komen.