Salarisverwerking Afdrukken E-mailadres

Voor veel organisaties geldt dat de salarissen van de medewerkers periodiek worden verwerkt door een accountants- of administratiekantoor. Deze ontvangen de informatie en maken met behulp van software de salarisstroken. Het kantoor beschikt over de kennis op fiscaal gebied en het terrein van de sociale verzekerings- en pensioenwetten alsmede branche-informatie (CAO's).

Om deze service goed te kunnen uitvoeren,dienen de kantoren over alle gegevens van de medewerkers te beschikken. Zo ontvangen de kantoren in veel gevallen per medewerker de (gewijzigde) arbeidsovereenkomst(-en), de werkgevers- en loonbelastingverklaring, kopieën van het identiteitsbewijs, de meldingen sociale verzekeringen, pensioenverklaring en ziekmeldingen. Daarnaast ontvangen de kantoren periodiek de opgaven van de gewerkte perioden en de mutaties. Namens of ten behoeve van de relaties verzorgen de kantoren de aangiften en worden de salarisslips opgemaakt ten behoeve van de medewerkers plus een kopie aan de organisaties.

De gegevens worden momenteel in diverse papieren dossiers bijgehouden. Een deel bij de organisaties zelf en kopieën daarvan plus een ander deel worden bij het salarisverwerkende kantoor bijgehouden. In feite zijn er verscheidene dossiers, die geen van alle compleet zijn en waarvoor geldt dat een controle op de volledigheid van de gegevens nauwelijks mogelijk is.

Het komt vaak voor dat via e-mail, post of fax allerlei documenten en gegevens worden uitgewisseld. De risico's daarbij zijn dat de gegevens in verkeerde handen komen, kwijtraken, verloren gaan, verdwijnen in archieven of te laat worden ontvangen. De oplossing zou zijn dat er één centraal archief is, dat toegankelijk is voor iedere belanghebbende.

De oplossing is DigiRecord

Met behulp van DigiRecord kan een organisatie een digitaal archiveringssysteem gebruiken waarin dossiers worden opgenomen die toegankelijk zijn voor zowel het administratie- of accountantskantoor als de personeelsverantwoordelijke en de leiding van de organisatie. Vervolgens kunnen dossiers per medewerker worden aangelegd waarin alle documenten en mutaties worden opgeslagen. Deze kunnen uitsluitend door de geautoriseerden bekeken worden. Daarnaast is men bij controles door bijvoorbeeld de fiscus, ervan verzekerd dat de dossiers compleet en volledig zijn.

Met behulp van DigiRecord beschikken de medewerkers 24/7 over hun eigen dossier en zijn zij zeker dat hun gegevens niet ergens rondzwerven. Tevens beschikken zowel de organisatie als het salarisverwerkende kantoor over alle actuele gegevens. De gegevensuitwisseling gaat veel sneller en veiliger dan bij traditionele systemen. Bij een mutatie in een dossier worden alle dossierbetrokkenen direct en automatisch via e-mail op de hoogte gebracht.

DigiRecord biedt een standaardindeling voor een personeelsdossier. Deze indeling kan naar behoefte worden aangepast. De kosten van deze nieuwe werkwijze zijn vele malen lager dan bij de traditionele systemen, waarbij op verschillende plaatsen archiveringsactiviteiten worden uitgevoerd en dossiers plus kastruimten worden gebruikt. Ook zijn er enorme besparingen op papierverbruik, porti, enveloppen en de kosten van het gedurende tientallen jaren in aparte archieven bewaren van de gegevens.
Men is zeker dat de gegevens veilig zijn en dat zij niet verloren gaan. Ook bij overdracht van de gegevens is er zekerheid omtrent de volledigheid en juistheid.

 

DigiRecord: een zaak van samen delen
 

Pro Management Software

T: 010 - 451 76 76
E: info@promanagement.nl

2014-PM-Software160x

Microsoft Gold Partner

 

kubus nba
LogoRB website SRA