Personeels- / HRM-afdeling Afdrukken E-mailadres

Per medewerker worden door de afdeling personeelszaken (ook wel HRM genoemd) vele documenten bewaard, zoals de (gewijzigde) arbeidsovereenkomst(-en), de werkgevers- en loonbelastingverklaring, kopieën van het identiteitsbewijs, de meldingen sociale verzekeringen, pensioenverklaring, diploma's evaluatieformulieren, de ziekmeldingen, jaaropgaven en periodieke loonstroken. Deze gegevens worden deels in diverse papieren dossiers bijgehouden en deels in bestanden op het computernetwerk.

Er zijn vaak verscheidene dossiers, die op zich geen van allen compleet zijn en waarvoor geldt dat een controle op de volledigheid van de gegevens nauwelijks mogelijk is. Ook is onzeker of alle betrokkenen bij een personeelsdossier wel volledig zijn geïnformeerd. Zo weet de individuele medewerker niet welke gegevens worden bijgehouden en beschikt de in- of externe afdeling salarisverwerking ook veelal niet over alle gegevens voor een juiste verwerking of ten behoeve van een deugdelijke verantwoording bij controles door de fiscus of sociale verzekeringsinstelling.

Het komt vaak voor dat via e-mail, post of fax allerlei documenten en gegevens worden uitgewisseld met bijvoorbeeld het bureau dat de periodieke salarisverwerkingen verricht. De risico's daarbij zijn dat de gegevens in verkeerde handen komen, kwijtraken, verloren gaan, verdwijnen in archieven of te laat worden verstrekt of ontvangen. De oplossing zou zijn dat er één centraal archief is dat toegankelijk is voor iedere belanghebbende.

 

De oplossing is DigiRecord

Met behulp van DigiRecord kan een organisatie een digitaal archiveringssysteem gebruiken waarin een dossier is opgenomen dat toegankelijk is voor de medewerker, de personeelsverantwoordelijke plus de leiding van die organisatie en de instantie die periodiek de salarisverwerking uitvoert. In de dossiers worden per medewerker alle documenten en mutaties opgeslagen en die kunnen uitsluitend door de betreffende medewerker, het salarisverwerkende kantoor en de personeelsverantwoordelijke in de organisatie worden bekeken. Bij controles door bijvoorbeeld de fiscus, is men verzekerd dat de dossiers compleet en volledig zijn.

Met behulp van DigiRecord beschikken de medewerkers 24/7 over hun eigen dossier en zijn zij zeker dat hun gegevens niet ergens rondzwerven. Tevens wordt zeker gesteld dat zowel de organisatie als de salarisverwerkende instantie beschikken over alle actuele gegevens. De gegevensuitwisseling gaat veel sneller en veiliger dan bij traditionele systemen. Bij een mutatie in een dossier worden alle betrokkenen direct automatisch via e-mail op de hoogte gebracht.

DigiRecord biedt een standaardindeling voor een personeelsdossier. Deze indeling kan naar behoefte worden aangepast. De kosten van deze nieuwe werkwijze zijn vele malen lager dan bij de traditionele systemen. Ook zijn er enorme besparingen op papierverbruik, porti en enveloppen en de kosten van het gedurende tientallen jaren in aparte archieven bewaren van de gegevens. Men is zeker dat de gegevens veilig zijn en dat zij niet verloren gaan. Ook bij overdracht van de gegevens is er zekerheid omtrent de volledigheid en juistheid van de gegevens.

 

DigiRecord: een zaak van samen delen
 

Pro Management Software

T: 010 - 451 76 76
E: info@promanagement.nl

2014-PM-Software160x

Microsoft Gold Partner

 

kubus nba
LogoRB website SRA