Notariskantoren Afdrukken E-mailadres

Zodra een notaris het verzoek krijgt van een organisatie om bijvoorbeeld een besloten vennootschap op te richten, wordt een fysiek dossier aangelegd. Hierin worden alle relevante stukken opgeslagen die de notaris van de opdrachtgever ontvangt. Vervolgens worden tijdens de procedure de (concept-)akten en overige documenten digitaal opgemaakt, in veelvoud afgedrukt en per post of koerier verzonden. Vaak worden meerdere concepten gemaakt. Omdat meerdere personen op het notariskantoor gebruik maken van het dossier, is het niet altijd toegankelijk en is er een risico dat bepaalde documenten niet aanwezig zijn waardoor het dossier niet volledig is.

Het zou natuurlijk ideaal zijn als zowel de notaris, de medewerkers op het notariskantoor als de relatie beschikken over hetzelfde dossier met een indeling die is vastgesteld door de notaris. De oplossing is een digitaal archief. Zodra het notariskantoor een officieel stuk heeft opgesteld en deze toevoegt aan het dossier, wordt automatisch een e-mail gestuurd aan de opdrachtgever. Die kan vanaf welke werkplek dan ook en op elk gewenst moment de documenten raadplegen en goed- of afkeuren.

 

De oplossing is Digirecord

Met behulp van DigiRecord, het digitale dossier, is het voor de notaris mogelijk om conform een zelf gedefinieerde indeling alle correspondentie en van belang zijnde stukken ter beschikking te stellen aan iedere belanghebbende op het notariskantoor op ieder gewenst moment. Er is zekerheid dat het dossier compleet is en blijft. Er hoeven geen kopieën meer verzonden te worden.

DigiRecord is een dossiersysteem dat zowel via internet kan worden aangeboden als wel ter beschikking kan worden gesteld voor een intranet. Bij een intranetoplossing wordt DigiRecord op het interne systeem, dat bij het notariskantoor in gebruik is, als dossiersysteem aangeboden. Per dossier kan worden vastgelegd welke personen toegang hebben en wie gegevens mogen toevoegen. Vervolgens kunnen de medewerkers en de opdrachtgever vanaf iedere locatie het digitale dossier benaderen op ieder gewenst moment. Indien een document wordt toegevoegd, wordt iedere belanghebbende (mits deze mogelijkheid is geactiveerd) automatisch per e-mail op de hoogte gebracht, zodat iedereen exact weet wat de inhoud van het dossier is. Ook zijn controles op de volledigheid van de verplichte documenten veel eenvoudiger uit te voeren.

 

DigiRecord: een zaak van samen delen
 

Pro Management Software

T: 010 - 451 76 76
E: info@promanagement.nl

2014-PM-Software160x

Microsoft Gold Partner

 

kubus nba
LogoRB website SRA