Dienstverleners Afdrukken E-mailadres

Iedere dienstverlener bezit dossierstukken, die voor langere tijd belangrijk zijn en derhalve goed bewaard en gearchiveerd dienen te worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de oprichtingsakte, de statuten, notulen van (aandeelhouders-)vergaderingen, verzekeringspolissen, lening- en huurovereenkomsten, leasecontracten, jaarrekeningen, publicatiegegevens, belastingaangiften, subsidietoekenningen, organisatiebeschrijvingen.

Elke organisatie wordt begeleid door bijvoorbeeld het administratie- en accountantskantoor, de huisadvocaat, de bank, de notaris, en de verzekeringsadviseur. Deze relaties gebruiken voortdurend gegevens (documenten) uit de dossiers van uw organisatie.
De documenten of kopieën daarvan worden vaak op meerdere plaatsen opgeslagen. Zowel binnen de organisatie als bij bovengenoemde partijen. In de dagelijkse praktijk is het regelmatig niet duidelijk of men over alle en de juiste (actuele) documenten beschikt.

Het zou natuurlijk ideaal zijn als alle officiële stukken slechts op één centrale plaats zouden zijn opgeslagen. Een plaats waar iedere belanghebbende, mits geautoriseerd, op ieder gewenst moment vanaf welke plek dan ook, bij kan.

 

De oplossing is DigiRecord

Voor dit probleem heeft Pro Management een oplossing ontwikkeld. Op basis van moderne communicatie- en beveiligingstechnieken is een digitaal dossier ontwikkeld dat 24 uur per dag en 7 dagen per week ter beschikking staat ten behoeve van iedere belanghebbende. Mits geautoriseerd, kunnen de diverse partijen de dossiers benaderen en de documenten raadplegen of nieuwe toevoegen. Zij beschikken dan steeds over dezelfde actuele gegevens op ieder gewenst moment.

Bij iedere wijziging worden de betrokkenen automatisch per e-mail op de hoogte gebracht middels een bericht, waarin is vermeld in welk dossieronderdeel een mutatie heeft plaatsgevonden.

DigiRecord: een zaak van samen delen. Bij wisseling van bijvoorbeeld de accountant of huisadvocaat kan het dossier eenvoudig in zijn geheel digitaal worden overgedragen aan de opvolger. Dat laatste is louter een kwestie van autoriseren.

 

DigiRecord: een zaak van samen delen
 

Pro Management Software

T: 010 - 451 76 76
E: info@promanagement.nl

2014-PM-Software160x

Microsoft Gold Partner

 

kubus nba
LogoRB website SRA