Banken Afdrukken E-mailadres
Banken houden van iedere relatie, waaraan een krediet is verstrekt, een fysiek dossier aan. In dit dossier zijn bijvoorbeeld opgeslagen:
  • de contracten, waaronder de kredietovereenkomst en de offerte;
  • de transactiehistorie, waaronder de activiteiten van de kredietnemer zijn vastgelegd en de transactieopdrachten;
  • voor compliance-doeleinden de identificatiestukken, het uittreksel handelsregister en de statuten of vennootschapsakte;
  • de jaarrekeningen en analyses plus kengetallen.

Het dossier wordt gebruikt bij bezoeken van de externe accountmanager en bij beoordelingen door de interne- en controleafdelingen. Omdat de diverse afdelingen vaak over meerdere vestigingen zijn verspreid, komt het regelmatig voor dat het papieren dossier in gebruik is en dan niet benaderd kan worden. Omdat er meerdere gebruikers zijn, worden vaak vanuit het dossier kopieën gemaakt en intern verzonden. Er is een risico dat stukken niet goed worden opgeborgen, waardoor het dossier incompleet is.

Het zou ideaal zijn om één centraal opgeslagen dossier te hebben dat op ieder gewenst moment, door iedere belanghebbende, vanaf welke plek dan ook, kan worden benaderd. Dat verhoogt de efficientie enorm en voorkomt dat dossiers incompleet raken.

 

De oplossing is DigiRecord

Met behulp van DigiRecord, het digitale dossier, is het voor de bank mogelijk om conform een zelf gedefinieerde indeling alle correspondentie en van belang zijnde stukken ter beschikking te stellen aan iedere belanghebbende binnen de bank op ieder gewenst moment. Er is zekerheid dat het dossier compleet is en blijft. Er behoeven geen kopieën meer te worden verzonden.

DigiRecord is een dossiersysteem dat zowel via internet kan worden aangeboden als wel ter beschikking kan worden gesteld voor een intranet. Bij een intranetoplossing wordt DigiRecord op het interne systeem, dat bij de bank in gebruik is, als dossiersysteem aangeboden. Per dossier kan worden vastgelegd welke personen toegang hebben en wie gegevens mag toevoegen. Vervolgens kunnen deze medewerkers vanaf iedere locatie het digitale dossier benaderen op ieder gewenst moment. Indien een document wordt toegevoegd, wordt iedere belanghebbende (mits deze mogelijkheid is geactiveerd) automatisch per e-mail op de hoogte gebracht. Zo weet iedereen exact wat de inhoud van het dossier is. Ook zijn controles op de volledigheid van de verplichte documenten veel eenvoudiger uit te voeren.

 

DigiRecord: een zaak van samen delen
 

Pro Management Software

T: 010 - 451 76 76
E: info@promanagement.nl

2014-PM-Software160x

Microsoft Gold Partner

 

kubus nba
LogoRB website SRA