Architecten- en Bouwbureaus Afdrukken E-mailadres

Zodra een architect of bouwkundige het verzoek krijgt een ontwerp te maken of een project te bewaken zal direct een dossier worden aangelegd waarin alle relevante stukken worden opgeslagen van het project en waarin correspondentiedocumenten met de opdrachtgever worden geplaatst. De documenten worden digitaal opgemaakt en vaak per e-mail en per post verzonden. Er is een risico dat het dossier bij de opdrachtgever (nog) niet volledig is. De archivering geschiedt vaak bij de opdrachtgever op een andere wijze. Omdat meerdere personen gebruik maken van het dossier, is het niet altijd toegankelijk en is er een risico dat bepaalde documenten niet aanwezig zijn waardoor het dossier niet volledig is.

Het zou natuurlijk ideaal zijn als zowel de architect of bouwkundige, als de medewerkers op het bureau als de opdrachtgever beschikken over hetzelfde dossier met een indeling die is vastgesteld door het bureau. De oplossing is een digitaal archief. Zodra een document is opgesteld en is toegevoegd aan het dossier, wordt automatisch een e-mail gestuurd aan de opdrachtgever en overige belanghebbenden die vanaf welke werkplek dan ook en op elk gewenst moment de documenten kunnen raadplegen.

 

De oplossing is Digirecord

Met behulp van DigiRecord, het digitale dossier, is het mogelijk om conform een zelf gedefinieerde indeling alle correspondentie en van belang zijnde stukken ter beschikking te stellen aan iedere belanghebbende op ieder gewenst moment. Er is zekerheid dat het dossier compleet is en blijft. Er behoeven geen kopieën meer te worden verzonden.

DigiRecord is een dossiersysteem dat zowel via internet kan worden aangeboden als wel ter beschikking kan worden gesteld voor een intranet. Bij een intranetoplossing wordt DigiRecord op het interne systeem, dat bij op bureau in gebruik is, als dossiersysteem aangeboden. Per dossier kan worden vastgelegd welke personen toegang hebben en wie gegevens mag toevoegen. Vervolgens kunnen de medewerkers en de opdrachtgever vanaf iedere locatie het digitale dossier benaderen op ieder gewenst moment. Indien een document wordt toegevoegd, dan wordt iedere belanghebbende (mits deze mogelijkheid is geactiveerd) automatisch per e-mail op de hoogte gebracht, zodat iedereen exact weet wat de inhoud van het dossier is. Ook zijn controles op de volledigheid van de (verplichte) documenten veel eenvoudiger uit te voeren.

 

DigiRecord: een zaak van samen delen
 

Pro Management Software

T: 010 - 451 76 76
E: info@promanagement.nl

2014-PM-Software160x

Microsoft Gold Partner

 

kubus nba
LogoRB website SRA