Administratiekantoren Afdrukken E-mailadres

Digirecord® biedt een moderne en unieke oplossing voor het administratiekantoor en de relaties van het kantoor.

Iedere organisatie bezit dossierstukken die van belang zijn voor langere tijd. Daaronder zijn begrepen de vennootschapsakte, de oprichtingsakte of de statuten, de aandeelhoudersvergaderingen, de verzekeringspolissen, de lening- en huurovereenkomsten, leasecontracten, belastingnummers, de jaarrekeningen, publicatiegegevens, aangiften en dergelijke stukken.


Deze werkwijze is op een aantal vlakken problematisch:

  • Zo is het administratiekantoor nimmer zeker of het beschikt wordt over alle stukken en komt het voor dat de relatie veelal niet over de originele stukken beschikt
  • Deze worden vaak of elders bewaard of bij het administratiekantoor in bewaring heeft gegeven
  • Een complete verzameling van deze uiterst belangrijke gegevens is zelden aanwezig.

 

De oplossing is DigiRecord

Op basis van moderne communicatie- en beveiligingstechnieken is een digitaal dossier ontwikkeld dat 24 uur per dag en 7 dagen per week ter beschikking staat voor het administratiekantoor en zijn of haar relatie(s). Mits geautoriseerd, kunnen zowel het kantoor als de verantwoordelijke bij de relatie het dossier benaderen en stukken toevoegen. Beiden beschikken dan over dezelfde gegevens op ieder gewenst moment.

In DigiRecord worden de dossierstukken digitaal en centraal opgeslagen voor alle relaties van het administratiekantoor. Iedere relatie kan inzage krijgen in haar stukken vanaf welke werkplek dan ook. De stukken zijn direct oproepbaar en kunnen overal vandaan worden gedownload. In onderling overleg kan worden bepaald wie stukken mag toevoegen of wijzigen. Uniek is dat bij iedere wijziging de dossierbetrokkenen per e-mail een bericht ontvangen waarin is vermeld in welk dossieronderdeel een mutatie heeft plaatsgevonden.

Indien deze werkwijze wordt gevolgd, zal het permanente dossier steeds up-to-date zijn. Bij wisseling van het administratiekantoor kan het dossier eenvoudig worden overgedragen aan de opvolgende administrateur.

 

DigiRecord: een zaak van samen delen
 

Pro Management Software

T: 010 - 451 76 76
E: info@promanagement.nl

2014-PM-Software160x

Microsoft Gold Partner

 

kubus nba
LogoRB website SRA